Vastuullinen yhteistyö – Turku Energian toimintaohjeet toimittajille
Turku Energia edellyttää kaikilta toimittajiltaan vastuullista ja eettistä toimintaa. Tämä ohje määrittelee periaatteet, joita noudattamalla varmistetaan kestävän kehityksen, ihmisoikeuksien, työelämän normien, ympäristönsuojelun ja korruption vastaisen toiminnan toteutuminen koko toimitusketjussa. Ohje on osa sopimusta Turku Energian ja toimittajan välillä, ja sen tavoitteena on varmistaa, että yhteistyö perustuu luottamukseen, läpinäkyvyyteen ja vastuullisuuteen.
1 Yleistä
Näillä toimittajien (jäljempänä ”Toimittaja”) yritysvastuun toimintaohjeilla (jäljempänä ”Toimintaohje”) määritellään ne periaatteet, joiden noudattamista Turku Energia -konserni edellyttää Toimittajaltaan.
Valitsemme Toimittajamme huolella objektiivisin perustein, joita ovat mm. laatu, luotettavuus, toimitusvarmuus, vastuullisuus ja hinta. Henkilökohtaiset syyt eivät vaikuta päätöksiimme.
Toimintaohjeen tarkoituksena on määritellä Toimittajille kestävän kehityksen perusvaatimukset. Toimintaohje perustuu Yhdistyneiden kansakuntien Global Compact -aloitteen periaatteisiin ja siinä on neljä osiota: Korruption vastaisuus, ihmisoikeudet, työelämän normit ja ympäristö Toimittajien edellytämme noudattavan liiketoiminnassaan näitä Toimintaohjeita ja toimivan vastuullisen yrityksen tavoin.
Nämä Toimintaohjeet ovat osa Toimittajan ja Turku Energia -konserniin kuuluvan yhtiön välisiä sopimuksia. Toimintaohjeet koskevat kaikkia niitä yrityksiä, jotka toimittavat Turku Energia -konserniin kuuluvalle yhtiölle tuotteita tai palveluita.
Toimittajien tulee varmistaa, että Toimittajan omat toimittajat ja alihankkijat noudattavat toiminnassaan sääntöjä, joiden tulee vastata näiden Toimintaohjeiden vaatimuksia.
Johtamisjärjestelmät
Toimittajalla tulee olla käytössään johtamisjärjestelmät, joilla se varmistaa kulloinkin voimassa olevien ja sovellettavien lakien ja määräysten noudattamisen.
Tietosuoja ja tietoturva
Toimittajien on käsiteltävä henkilötietoja kaikkien sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti ja hyviä tietojenkäsittelyn käytäntöjä noudattaen. Toimittajien on jatkuvasti parannettava tietoturvaansa, noudatettava parhaita käytäntöjä ja varmistettava henkilöstön osaaminen tietoturvan osalta. Toimittajan tulee suojella luottamuksellisia tietoja ja käyttää niitä ainoastaan asiaankuuluviin liiketoimintatarkoituksiin.
Lakien ja säännöksien noudattaminen
Edellytämme, että Toimittajamme sitoutuvat noudattamaan vallitsevaa lainsäädäntöä kaikessa liiketoiminnassaan. Toimittajan tulee noudattaa tätä Toimintaohjetta ja kulloiseenkin toimitukseen liittyviä ohjeistusta myös siinä tapauksessa, että tämän Toimintaohjeen sisältämät vaatimukset ovat paikallista lainsäädäntöä tiukempia.
2 Korruption vastaisuus
Toimittajan on toimittava eettisesti ja vastuullisesti. Toimittaja tai sen työntekijät eivät saa antaa tai vastaanottaa mitään suoria tai epäsuoria lahjuksia tai muita etuja, joita voidaan pitää korruptiona. Toimittajan ei tule tarjota, antaa tai vastaanottaa lahjuksia tai muita vastaavia etuja, joiden tarkoituksena on vaikuttaa liiketoimintapäätöksiin tai saada etuoikeutettua kohtelua, joita voidaan pitää liian suurina asiayhteys huomioiden tai jotka voivat vaikuttaa muuten sopimattomilta. Toimittajan tulee välttää tilanteita, joissa Toimittajan edut ovat ristiriidassa Turku Energia -konsernin etujen kanssa. Toimittajan on varmistettava, että sillä on mahdollisten eturistiriitatilanteiden varalta riittävät tunnistustavat ja muut menettelytavat. Toimittaja sitoutuu torjumaan harmaata taloutta sekä estämään rahanpesua ja terrorismin rahoittamista. Toimittaja sitoutuu keskeyttämään liiketoimet talouspakotteiden tai kotimaisten jäädyttämispäätösten kohteena olevan henkilön, ryhmän tai yhteisön kanssa.
3 Ihmisoikeudet
Toimittajan tulee huolehtia, ettei Toimittaja ole osallisena ihmisoikeuksien loukkauksissa. Toimittajan tulee tukea ja kunnioittaa yleismaailmallisia ihmisoikeuksia ja syrjimättömyyden periaatteita kaikessa toiminnassaan. Toimittajien tulee tunnistaa toimintansa ihmisoikeusvaikutukset ja toteuttaa tarvittaessa korjaavia toimenpiteitä, jos ihmisoikeusloukkauksia tapahtuu.
4 Työelämän normit
Järjestäytymisvapaus
Toimittajien tulee tunnustaa ja kunnioittaa työntekijöiden järjestäytymisvapautta ja työntekijöiden oikeutta valita vapaasti edustajansa. Toimittajien tulee myös tunnustaa työntekijöidensä oikeus työehtosopimusneuvotteluihin. Toimittajat eivät saa syrjiä työntekijöiden edustajia tai ammattiliittojen jäseniä eivätkä rajoittaa heidän mahdollisuuksiaan hoitaa edustustoimintojaan työpaikalla.
Syrjimättömyys
Toimittajan tulee kohdella työntekijöitään, liikekumppaneiden henkilöstöä ja muita sidosryhmiin kuuluvia henkilöitä oikeudenmukaisesti ja tasa-arvoisesti riippumatta heidän iästään, alkuperästään, sukupuolestaan, kansalaisuudestaan, kielestään, uskonnostaan, mielipiteestään, poliittisesta toiminnastaan, ammattiyhdistystoiminnastaan, perhesuhteistaan, terveydentilastaan, vammaisuudestaan, seksuaalisesta suuntautumisestaan tai muusta henkilöön liittyvästä syystä.
Työterveys ja -turvallisuus
Jokaisella työntekijällä on oikeus olla töissä terveyttään vaarantamatta. Toimittajan on varmistettava työntekijöidensä turvallisuus ja turvalliset työskentelyolosuhteet. Toimittajan tulee noudattaa kaikkia lakisääteisiä työterveys-, työturvallisuus- ja turvallisuusmääräyksiä. Toimittajan tulee huolehtia, että sen työturvallisuutta ja työterveyttä edistävät toimenpiteet ovat ajanmukaisia, riittäviä ja turvallisuuskulttuuria kehitetään jatkuvasti.
Pakkotyö
Toimittaja ei saa käyttää missään toiminnassaan minkäänlaista pakkotyön muotoa. Toimittajan työntekijöillä tulee olla oikeus irtisanoutua kohtuullisella irtisanomisajalla paikallisten lakien ja sopimusten mukaisesti.
Palkka ja työajat
Toimittajien tulee tehdä työntekijöidensä kanssa ymmärrettävät, kirjalliset työsopimukset, joissa määritetään työsuhteiden ehdot. Palkan ja ehtojen on oltava oikeudenmukaisia ja kohtuullisia, ja niiden on oltava vähintään kansallisten lakien mukaisia.
Lapsityö
Toimittaja ei saa käyttää missään toiminnassaan lapsityövoimaa. Toimittajien tai toimittajan alihankkijoiden ei missään olosuhteissa tule ottaa työntekijöiksi lapsia, joiden ikä on alle laillisen vähimmäisiän.
Alkoholin ja huumeiden käyttö
Turku Energia on päihteetön työpaikka. Toimittajien työntekijät ja alihankkijat eivät saa työskennellä Turku Energian toimipaikoissa tai työmailla alkoholin tai huumeiden vaikutuksen alaisina. Toimittajien tulee toteuttaa toimenpiteitä alkoholin ja huumeiden väärinkäytön ennaltaehkäisemiseksi. Toimittajien työntekijöille voidaan tehdä satunnaisia testejä heidän työskennellessään Turku Energian toimipaikoissa tai työmailla.
5 Ympäristö
Toimittajan tulee noudattaa toiminnassaan kestävän kehityksen periaatteita ja välttää tai minimoida ympäristölle aiheutuvia haittavaikutuksia. Toimittajan tulee toimia ympäristölupien ja ympäristölainsäädännön ja Turku Energian ympäristöohjeiden mukaisesti. Toimittajan tulee käsitellä havaitut ympäristövahingot ja -rikkomukset systemaattisesti sekä tiedottaa niistä sille Turku Energia -konserniin kuuluvalle yhtiölle, joka on sopimussuhteessa Toimittajaan. Toimittajan on varmistettava, että sen henkilöstöllä ja alihankkijoilla on riittävä osaaminen ja kokemus huolehtiakseen kaikista ympäristöasioita koskevista vastuistaan ja velvoitteistaan. Toimittajan tulee myös varmistaa, että sillä on riittävät taloudelliset sekä henkilöstön määrään ja osaamiseen liittyvät resurssit, jotta sille tässä Toimintaohjeessa asetetut ympäristövelvoitteet tulevat täytettyä.
Auditointi
Turku Energia -konserniin kuuluva yhtiö voi halutessaan varmistaa näiden Toimintaohjeiden noudattamisen suorittamalla auditoinnin (jäljempänä ”Auditointi”). Toimittaja sallii Turku Energia -konserniin kuuluvan yhtiön tai Turku Energia-konserniin kuuluvan yhtiön nimeämän kolmannen osapuolen suorittavan Auditoinnin ja auditoivan Toimittajan läsnä ollessa näiden Toimintaohjeiden kannalta olennaiset asiat. Auditoinnista tulee ilmoittaa Toimittajalle hyvissä ajoin ennen Auditoinnin aloittamista. Lisäksi Turku Energia voi tehdä Toimittajille erillisen toimittajakyselyn, jossa kysytään Toimittajan sitoutumista näiden Toimittajaohjeiden noudattamisesta.
Toimittajan tulee ilmoittaa, mikäli sillä on tutkinnanalaisia tai tuomittuja työsuojelu- tai ympäristörikoksia (riippumatta asian yhteydestä Turku Energiaan). Lisäksi Toimittajan tulee antaa pyydettäessä Turku Energialle selvitys kansainvälisten pakotteiden tai muiden tässä materiaalissa esitettyjen ohjeiden ja vaatimusten noudattamisesta, jotta Turku Energia voi tarkastella vastuullista toimintaa koko arvoketjussaan.
6 Toimintaohjeen rikkomisen seuraukset
Mikäli Auditoinnissa tai muutoin käy ilmi, että Toimittaja rikkoo Toimintaohjeita, Turku Energia-konserni antaa Toimittajalle ohjeita rikkomusta koskevien asioiden korjaamiseksi. Toimittajan tulee tehdä sille osoitetut korjaavat toimenpiteet viipymättä. Mikäli Toimittaja on rikkonut Toimintaohjeita olennaisesti, on Turku Energia -konserniin kuuluvalla yhtiöllä oikeus peruuttaa tekemänsä tilaukset, keskeyttää tulevat tilaukset ja irtisanoa tai purkaa sopimus Toimittajan kanssa.
Seuranta ja väärinkäytösepäilyksistä ilmoittaminen
Toimittajaan tulee varmistaa näiden Toimintaohjeiden noudattaminen omassa toiminnassaan sekä valvoa, että sen omat toimittajat ja alihankkijat noudattavat Toimintaohjeita. Toimittajan tulee välittömästi ilmoittaa Turku Energialle näiden toimintaohjeiden vastaisesta toiminnasta. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja suhtaudumme niihin vakavasti. Ilmoituskanavaan voi jättää myös yhteystietonsa, mutta ne eivät ole pakollisia.